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《金融企業業務檔案管理規定》解讀

  

作者: | 信息來源: | 發布日期:2017-11-30

《金融企業業務檔案管理規定》(以下簡稱《規定》)已于201555日正式下發,這是我國頒布的第一個專門規范所有金融業務檔案管理的規范性文件。為方便全國各級檔案行政管理部門對轄區內金融企業檔案工作的業務指導和方便各金融企業實施,本文對《規定》進行制定的背景、有關條款含義、實施方法等進行闡述。

一、《規定》制定的背景

金融企業業務檔案是金融企業在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業務辦理及服務活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄,它在保障國家經濟安全,促進經濟和社會發展,防控金融風險,打擊經濟犯罪,維護金融企業和客戶利益,保護消費者權益等方面發揮著其他檔案所不能發揮的作用。

隨著我國經濟的發展和改革開放的深入,金融企業的業務檔案數量急劇增長;由于金融業務檔案與全社會資本、財富等密集相關,金融業務檔案的利用需求也呈現出新的變化,利用更加頻繁,利用目的更加多樣化,在我國政治、經濟中發揮著更加重要的作用。

但是,一直以來,不少金融企業檔案部門只注重管理類檔案的管理,業務檔案由業務部門管理,致使業務檔案管理不規范,檔案丟失和利用檔案辦理假業務現象時有發生。尤其是金融業務電子化之后,業務檔案更多的以電子形式存在,金融企業往往不將它列入歸檔范圍。2007年,國家檔案局與銀監會聯合下發了《關于加強銀行檔案工作的意見》,提出“不斷提高銀行檔案綜合管理水平”的要求,但該文件只提出了宏觀的原則要求,只針對銀行檔案管理提出了要求,而未涉及到其他金融企業。在保險公司、信托公司、金融資產管理公司、證券公司、投資公司金融企業中仍有一部分企業,業務檔案沒有實行集中統一管理;有些檔案工作人員對改變只管管理檔案的習慣存在著畏難和抵觸心理。因此,國家檔案局認為有必要制定一個規范性文件,重點對金融企業的包括業務檔案在內的各類檔案實行集中統一管理提出要求,逐步加以規范。

2014227日,中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求,各級黨政機關、企事業單位(包括境外派出機構)、社會組織,要根據工作實際需要,加強檔案管理工作,做好本單位本系統的文件收集、整理、歸檔工作,集中收集保管本單位各類檔案并提供利用,大力支持檔案部門加強統籌協調和業務指導,確保歸檔文件材料符合要求。并同時要求,各有關單位要重視做好民生檔案工作,要研究制定民生檔案歸檔范圍、管理辦法,監督指導民生檔案的收集歸檔。各單位檔案機構要把與人民群眾切身利益密切相關的各類文件材料收集歸檔,并按有關規定管理、提供利用和移交。

正是在上述需求與背景的驅動,國家檔案局制定并下發了《規定》。

二、《規定》的主要內容

《規定》內容安排遵循企業檔案工作體系框架,按檔案管理流程分章節布局,對金融企業業務檔案管理的各個方面和全過程進行規范。《規定》共分5章,32條。

第一章是總則,闡明了《規定》制定的目的、依據,對金融企業業務檔案的定義進行了統一,明確了《規定》的適應范圍,提出了金融業務檔案管理的原則、金融業務檔案管理體制、機制和人員要求等。

第二章是業務文件材料的整理與歸檔,主要是對金融業務檔案歸檔范圍和保管期限表的制定,業務文件材料的形成、整理、歸檔時間、歸檔份數等進行規范。

第三章是業務檔案的管理,主要對檔案部門保管金融業務檔案進行規范,對檔案信息化和電子檔案管理提出要求。

第四章是業務檔案的利用、鑒定與處置,對業務檔案檢查工具、查閱利用過程、檔案鑒定處置等進行規范。

第五章是附則,規定了《規定》的解釋權和生效時間。

三、《規定》內容要點

《規定》與其他檔案管理規章和規范性文件相比,具有一些特點,主要體現在以下方面。

(一)《規定》貫徹集中統一管理的檔案管理原則,以管理規范、方便利用為目標,并要求金融監管部門將業務檔案納入業務監督,納入制度、納入流程,與業務同監管。這主要體現在第四條和第五條。

(二)明確了業務檔案的歸口管理部門。《規定》第六條旗幟鮮明地提出“金融企業檔案部門或檔案工作歸口管理部門負責對本企業業務檔案工作進行統籌規劃、監督、指導和檢查,各相關業務部門配合檔案部門組織實施”。這是為了扭轉當前金融企業業務檔案在業務部門管理的現狀。業務檔案長期存放在業務部門有許多弊端,主要有:一是業務部門人員不熟悉檔案管理政策、法制和規章制度,業務檔案管理不規范;二是業務檔案長期存放在業務部門存在利用業務檔案辦理假業務的風險;三是業務檔案存放業務部門,檔案保管不集中,庫房安全存在隱患;四是業務檔案分散保管浪費庫房空間和人力物力。因此,集中統一管理原則貫徹《規定》全文,也是最重要原則。

為了貫徹集中統一管理原則,《規定》在第十三條又提出“金融企業業務部門應按照有關規定,將應歸檔文件材料按要求進行整理、立卷,定期移交本企業檔案部門集中管理,并辦理歸檔交接手續。并規定業務檔案交檔案部門的時間,即“最遲不應超過次年1231日”。也就是說,業務檔案交檔案部門的時間應在形成年度,如因特殊原因需推遲移交歸檔,最遲不得晚于下一年度的1231日。

(三)提出了將金融業務檔案管理“四列入”的保障措施。《規定》第七條提出,金融企業應將業務文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業務工作流程,列入業務工作或項目計劃,列入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制,列入企業考核體系和獎懲制度,確保業務文件材料的完整歸檔。這“四列入是保障業務文件材料歸檔齊全、完整的有效措施。

(四)提出了金融企業要建立業務檔案管理責任追究制度的要求。《規定》第九條提出“金融企業應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為,進行相應的懲處

(五)對業務檔案管理人員提出了明確的要求。這主要體現在第十條,即“金融企業業務檔案管理人員應具備相應的檔案專業知識和技能,并定期接受業務培訓”。這也是為了改變當前業務檔案人員普遍缺乏檔案知識與技能的現狀。

(六)對電子檔案的管理提出了要求。這主要體現在第十七條,規定“紙質和電子文件同步歸檔的,在文件內容、相關說明及描述上應保持一致;僅為電子載體形式的業務檔案,須遵照國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規定和標準執行”。為了在電子檔案管理中貫徹前端控制的原則,《規定》第十八條又規定“金融企業建設業務信息系統時,應有檔案部門參與,由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關需求,確保所形成電子文件能夠歸檔,歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求”。因為實踐證明,電子文件歸檔應在業務系統實施時予以考慮,等到業務信息系統實施完畢再研究電子文件歸檔,已失去最佳時機。同時,《規定》第二十二條也對電子檔案的存儲和安全提出要求,規定“金融企業應按有關要求做好電子業務檔案的存儲和安全管理,保證電子業務檔案的真實、完整、安全和可用,并對重要業務檔案進行異質、異地備份,確保業務檔案安全。金融企業對檔案信息安全負最終責任。”這些都是為了應對當前金融業務電子檔案大量產生的趨勢。

(七)對海外機構檔案管理提出了要求。《規定》第二十條要求“國內依法投資設立的金融企業有海外機構的應建立海外機構業務檔案管理制度”。隨著我國改革開放的深入,企業“走出去”的步伐進一步加快,特別是商業銀行,幾乎每一家中央管理商業銀行都有海外分支機構。海外分支機構業務檔案除遵守所在地有關法律法規外,還應接受企業總部檔案部門的業務指導、監督,總部應該制定相應的制度,加強這方面的管理。

(八)對業務檔案管理服務外包的提出了要求。由于金融業務檔案數量巨大,檔案管理服務外包是大多數金融企業的做法。但同于前期缺少這方面的規范要求,檔案管理服務外包工作極不規范,給檔案安全留下了隱患,對此進行規范迫在眉睫。為此,《規定》第二十三條要求“金融企業將業務檔案管理外包的,應當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質。在簽訂合同協議時,應明確有關檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款,以保障業務檔案的安全與利用。嚴禁將涉及國家秘密的業務檔案外包或委托任何社會中介機構保管。這樣的規定就非常具體且操作性強。第二十三條包含以下三層要求:一是檔案管理服務外包前,應選擇安全保障能力好,具有相應資質的承包商;二是在簽訂合同協議時,應明確有關檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款;三是只能將不含有國家秘密的檔案進行服務外包,其中的含有國家秘密不僅僅是標定了密級的文件,還包括含有敏感信息的檔案,均不得外包。

(九)《規定》具有廣泛的適應性。第三條對《規定》的適應范圍作了詳細而具體的規定,包括各類銀行、資產管理公司、證券公司、保險公司、信托公司、財務公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經紀公司以及從事匯兌業務、支付清算業務和基金銷售業務的公司。這個適應范圍是除中國人民銀行外幾乎所有金融機構。因此,許多非金融企業集團公司投資設立的財務公司也都屬于《規定》的適應范圍企業。

四、《規定》的實施

《規定》的制定和下發對規范我國金融企業業務檔案具有重要的作用,是金融行業檔案工作的一件大事,具有里程碑意義,各級檔案行政管理部門和各金融企業要重視其學習貫徹工作,將我國金融企業檔案管理工作提升到一個新的高度。

第一,各級檔案行政管理部門要盡快將《規定》予以轉發,不僅要將規定轉發至本轄區內的檔案行政管理部門,還要將文件轉發至轄區內所有金融企業和下屬單位有金融企業和企業,及時組織本地區金融企業學習《規定》,將《規定》貫徹到每個金融企業。

第二,各級檔案行政管理部門要加強對金融企業業務檔案的監督與檢查,將業務檔案管理列為近期檔案執法檢查的重點。

第三,各金融企業要組織相關人員進行學習,吃透《規定》的精神實質;在學習的基礎上,對照規定的有關條款認真檢查本企業業務檔案管理情況,找出差距,制定詳細的改進方案和措施;與時同時,各金融企業還要利用檔案管理制度制(修)訂的機會,或將《規定》的內容納入本企業的有關制度,或是制定相應的業務檔案管理制度。

第四,各金融企業還要將《規定》貫徹的重點放在理順業務檔案管理體制和機制上來,及時將未集中管理的業務檔案盡快集中管理,對短時期內無法達到集中管理的,應制定集中管理的規劃和計劃,明確時間表,落實責任部門和責任人。


附:金融企業業務檔案管理規定》.doc



責任編輯:胡敏

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